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Outlook Signaturen, Schnellbausteine und Briefpapier

Outlook Signaturen, Schnellbausteine und Briefpapier

Für die schnelle und einfache Beantwortung immer wiederkehrenden Anfragen oder für die Erstellung immer wieder kehrender ähnlicher Emails sind Signaturen und Schnellbausteine ungemein hilfreich. Signaturen sind Textabschnitte am Ende einer Email, also das Äquivalent zu Briefköpfen im Briefverkehr. Die Möglichkeit Signaturen zu erstellen findet man in den meisten Emailprogrammen. Schnellbausteine sind ein Konzept von Outlook ab Version 2007. Damit sind Textpassagen gemeint, die im Schnellbaustein-Katalog innerhalb von Outlook abgespeichert werden können um sie später schnell und einfach in Emails einfügen zu können. In Konzept der Schnellbausteine fällt auch der Autotext. Damit kann man auch Textpassagen im Schnellbaustein-Katalog abspeichern. Die so gespeicherten Textpassagen, lassen sich dann mittels Textkürzel in Emails einfügen.

Stellt ein Emailprogramm das Konzept der Schnellbausteine nicht zur Verfügung (Outlook bis 2003, andere Emailprogramme), dann kann man Signaturen als Schnellbausteine missbrauchen. Man verwendet in diesem Fall für jede Textvorlage, die man ablegen möchte, eine Signatur. In solchen Emailprogrammen, kann man meist mehrere Signaturen pro Email einfügen. Ab Outlook 2007 ist es nur noch möglich eine einzige Signatur pro Email einzufügen, darum müssen ab Outlook 2007 Signaturen für das Ende einer Email und Schnellbausteine für sämtliche andere Textbereiche verwendet werden.

Signaturen erstellen und verwenden

Schnellbausteine erstellen und verwenden

Briefpapier für Emailnachrichten

Ein Briefpapier für Emails ist in Outlook einfach erstellt. So ein Briefpapier ist aber mit Vorsicht zu genießen, denn der Absender einer Email hat keine Kontrolle darüber welches Emailprogramm vom Empfänger einer Email benutzt wird und ob das Emailprogramm des Empfängers die Komponenten dieses Briefpapiers auch unterstützt. Des Weiteren ist zu bedenken, dass durch eine ungeschickte Erstellung von Emailbriefpapier die Gefahr, dass Emails gewisse SPAM-Filter nicht passieren, erhöht wird. In diesen Zusammenhang ist es sehr sinnvoll sich zu informieren wie SPAM-Filter arbeiten. Am besten diese Seite: http://www.compusol.it/kursunterlagen/wie-arbeiten-spamfilter/ anschauen.

Außerdem ist zu bedenken, dass ein in Outlook erstelltes Briefpapier bei Empfängern die auch Outlook mit der gleichen Version benutzen ohne Probleme funktionieren wird, aber dass es keine Garantie gibt, dass das so erstellt Briefpapier bei anderen Emailprogrammen und vor allem bei Webmail-Systemen auch ohne Anzeigeprobleme funktioniert. Darum ist der Königsweg bei der Erstellung von E-Mailbriefpapier einen Internetfachmann zu beauftragen, der das E-Mailbriefpapier unter Berücksichtigung der Unterstützung der gängigen Emailclients erstellt. Sie brauchen dann das so erstellt E-Mailbriefpapier nur noch im entsprechenden Ordner abspeichern. Interessante Infos für Programmierer zum Thema: http://www.diewebmaster.it/html-emails/

Wenn sie trotzdem ein E-Mailbriefpapier mit Outlook erstellen wollen, dann können Sie so vorgehen:

So erstellt man in Outlook 2010 ein Emailbriefpapier

  1. Eine neue Email erstellen
  2. Die Schriftarten, Aufzählungszeichen und Hintergrundfarbe wie gewünscht einstellen. Horizontalen Linien, Bildern und anderen gewünschten Designelementen wie gewünscht einfügen. Bei Bildern auf eine sinnvolle Pixelgröße achten!
  3. Im Email-Fenster auf die Registerkarte Datei und dann auf Speichern unter klicken.
  4. In der Adressleiste des Speichern unter Fensters den Pfad %appdata%\Microsoft\Stationery eingeben und mit ENTER bestätigen. (Leider ist der Speicherort für E-Mailbriefpapier nicht bei allen Outlookversionen bzw. Windowsversionen derselbe. Eventuell muss der für Ihr System gültige Ordner „ergoogelt“ werden.)
  5. Dadurch wird der Ordner in dem Outlook die Briefpapiere abspeichert geöffnet. In diesen Ordner speichern Sie nun die E-Mail mit einem sinnvollen Namen fürs Briefpapier und vor allem mit dem Dateityp HTML ab.

So verwendet man in Outlook 2010 Emailbriefpapier

Vorrausgeschickt: Briefpapier in Outlook kann nur verwendet werden, wenn HTML als Nachrichtenformat eingestellt ist.

Outlook-Briefpapier und -Designs in allen zukünftigen E-Mails

  1. Das Menü Datei > Optionen aufrufen und darin im Abschnitt E-Mail bei Nachrichtenformat HTML einstellen.
  2. Dann die Schaltfläche Briefpapier und Schriftarten anklicken.
  3. Im Register Persönliches Briefpapier die Schaltfläche Designs anklicken und das gewünschte Briefpapier wählen.

Outlook-Briefpapier und -Designs in einer einzelnen E-Mail

  1. Neben der Schaltfläche Neu Nachricht befindet sich die Schaltfläche Neue Elemente. Dieselbe anklicken und E-Mailnachricht mit wählen.
  2. Nun Weitere Briefpapiere anklicken und das entsprechende Briefpapier auswählen.