Stellen wir uns vor wir möchten einen Brief an tausende Adressen versenden. Theoretisch müssten wir den Brief in Word erzeugen und dann 1000 Mal die Adresse und eventuell auch die Anrede ändern. Genau für solche Fälle ist die Word Seriendruckfunktion gedacht. Die Seriendruck-Funktion erledigt die Änderung bzw. das Einfügen der Adressen nämlich automatisch. Ein Seriendruck bietet also die Möglichkeit ein und dasselbe Dokument (das muss nicht unbedingt ein Brief sein, kann auch eine Etikette, ein Umschlag eine Tischkarte usw. sein) mit verschiedenen Daten -meist Adressen – zu bestücken ohne dass die Adressen manuell in dem Dokument geändert bzw. eingefügt werden müssen. Dabei können die Adressen in den unterschiedlichsten Formaten vorliegen. Erlaubt sind Wordtabellen, Exceltabellen, eine Access-Datenbank aber auch Adressen die in Outlook in Form von Kontakten gespeichert sind.
Nehmen wir an, wir haben die Daten in Form einer Exceltabelle mit dem Namen Adressen.xlsx gespeichert. Diese Exceldatei schaut so aus:
Schritt 1: Seriendruck starten und Dokumentart festlegen
Nun starten wir Word 2010 und wählen Sendungen > Seriendruck starten > Seriendruck Assistent mit Schritt für Schritt Anweisungen. Somit erhalten wir rechts den Arbeitsbereich Seriendruck:
Im ersten Schritt von 6 (Navigation rechts unten im Bereich Seriendruck) wählen wir Briefe aus und klicken dann auf „Weiter: Dokument wir gestartet“. Alternativ könnte man hier bestimmen, dass man Emails, Etiketten, Umschläge oder einfach nur ein Adressverzeichnis erstellen möchte. Entsprechend dieser Wahl werden im Rahmen des Seriendrucks entsprechende Assistenten gestartet, die bei der Erstellung einer Etiketten- oder Umschlagsvorlage helfen.
Schritt 2: Startdokument wählen
Schritt 2 von 6 ermöglicht es einen bereits bestehenden Brief als Grundlage für den Seriendruck zu nutzen. Wir wählen „Aktuelles Dokument verwenden“ da wir einen neuen Brief erzeugen wollen und bereits ein leeres Dokument vorliegen haben. Weiter mit Klick auf „Weiter: Empfänger wählen“.
Schritt 3: Empfänger wählen
Bei Schritt 3 von 6 muss dem Dokument mitgeteilt werden wo sich die gespeicherten Adressen befinden. In unserem Fall ist „Vorhandene Liste verwenden“ zu wählen und mit „Durchsuchen“ die gespeicherte Exceltabelle auszuwählen:
Im Fenster Seriendruckempfänger können die Adressen sortiert oder gefiltert werden. Dies ist aber auch in einem späteren Schritt noch möglich.
Schritt 4: Schreiben Sie den Brief
Weiter geht es zu Schritt 3 von 6. Hier muss nun der gewünschte Brief effektiv geschrieben werden, wobei aber überall dort, wo sich von Brief zu Brief was ändern muss, also in unserem Fall bei der Empfängeradresse und bei der Anrede keine fixen Texte, sondern Seriendruckfelder eingefügt werden müssen! Dies kann über den rechten Arbeitsbereich Seitendruck mit „Weitere Elemente“ am einfachsten erledigt werden:
Die Seriendruckfelder (gekennzeichnet durch spitze Klammern) müssen unbedingt über „Weitere Elemente“ eingefügt werden und dürfen nicht normal hingeschrieben werden. Sie können aber wie normaler Text formatiert werden (fett, Schriftfarbe usw.).
Für die Erstellung einer persönlichen Anrede kann eine Wenn-Dann-Sonst Regel genutzt werden. Einfach zuerst das Wort „Sehr“ gefolgt von einem Leerschritt hinschreiben, dann im Register „Sendungen“ das Symbol „Regeln“ wählen und auf „Wenn.. Dann.. Sonst..“ klicken:
Im darauf folgenden Fenster Folgendes eingeben:
Damit wird ein spezielles Bedingungsfeld eingefügt, welches abhängig vom Geschlecht den Text „geehrte Frau“ oder „geehrter Herr“ anzeigt. Achtung in unserem Fall funktioniert das darum, weil in der Exceltabelle in der Spalte Geschlecht entweder M für männlich oder W für weiblich eingetragen wurde. Das erzeugte Bedingungsfeld schaut zwar wie ein normaler Text aus, wenn aber mittels „nächster Datensatz“ zu einem andersgeschlechtigen Empfänger weiter geblättert wird, so ist erkennbar, dass der Text sich abhängig vom Geschlecht ändert.
Das eingegebene Dokument sollte nun so ausschauen, wobei der hier im Screenshot unterstrichene Text kein Text, sondern das besagte Bedienungsgeld ist:
Schritt 5: Vorschau auf Ihre Briefe
Weiter geht es zu Schritt 4 von 6 wo wir eine Vorschau über die fertigen Briefe erhalten. Mittels Doppelpfeilen im Arbeitsbereich Seriendruck, kann nun durch die Briefe navigiert werden.
Mittels „Empfängerliste bearbeiten“ kann die Empfängerliste noch bearbeitet, sprich sortiert aber auch gefiltert werden. Ein Klick auf das Pfeilsymbol neben einem Spaltenkopf ermöglicht z.B. eine Filterung:
Mittels der Schaltfläche „Empfänger ausschließen“ können einzelne Empfänger ausgeschlossen werden.
Schritt 6: Seriendruck beenden
Weiter geht es zu Schritt 6 von 6. Dieser Punkt ist etwas unglücklich bezeichnet, er sollte vielmehr fertige Briefe drucken oder erzeugen heißen. Hier können nämlich die fertigen Briefe entweder direkt ausgedruckt oder, der Kontrolle wegen, zuerst in eine Datei geschrieben werden, indem auf „Individuelle Briefe bearbeiten“ geklickt wird, was zu bevorzugen ist.
Bei der Datensatzauswahl wir man meist „Alle“ wählen, da man bereits im Schritt 5 eine eventuell gewünschte Filterung vorgenommen hat.
Achtung ab jetzt gibt es zwei Worddateien: die eben gerade generierte Datei Serienbriefe 1 (enthält so viele Briefe wie gefilterte Adressen vorhanden waren) und das ursprüngliche Seriendruckdokument mit den Seriendruckfeldern.
Sollte nun nachträglich an allen Briefen noch was geändert werden müssen, dann ist zum ursprünglichen Seriendokument mit dem Seriendruckfeldern zurück zu kehren, dort sind die Änderungen vorzunehmen und dann ist im Schritt 6 von 6 eine neue Datei Serienbriefe 2 zu generieren.