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Word: Formatvorlagen, Felder, Seriendruck

Word: Formatvorlagen, Felder, Seriendruck

Ziel der Übung: mit der Formatvorlagen, Felder und der Seriendruck-Funktion umgehen.
Dieser Worksop richtet sich an Fortgeschrittene Wordanwender!
Vorraussetzungen:

  1. Speichern Sie die Word-Ausgangsdatei Angebote.doc in einem Ordner ab (Rechtsklick auf Word-Symbol, Ziel speichern unter…).
  2. Speichern Sie die Datenbank Nordwind2000.mdb in einem Ordner ab (Rechtsklick auf Access-Symbol, Ziel speichern unter…).

Drucken Sie dann diese Anleitung aus.

  1. Öffnen Sie die Datei Angebote.doc.
  2. Ändern Sie die Absenderadresse in:
    Kurt Hofer
    Walterplatz 1
    39100 Bozen
  3. Ändern Sie die Empfängeradresse in Ihre eigene Adresse.
  4. Ersetzten Sie TT.MM.JJJJ mit einem aktualisierbarem Datum in der Form: Wochentag, Tag. Monat Jahr
  5. Formatieren Sie die Empfängeradresse und das Datum wie folgt:
    Einzug links: 10 cm
    Abstand Vor: 2,9 cm
  6. Formatieren Sie den Absatz Angebote wie folgt:
    Abstand Vor: 1 cm
    Abstand Nach: 1 cm
    Schriftgrad: 20 pt
    Zeichenabstand Laufweite 0,5 cm
  7. Erstellen Sie aus der Formatierung des Absatzes Angebote eine Absatzformatvorlage mit dem Namen: MeinAbsatzformat.
  8. Erzeugen Sie eine neue Zeichenformatvorlage mit dem Namen: MeinZeichenformat, welche folgende Formatierung aufnimmt:
    Schriftart: Tahoma
    Schriftgrad: 12 pt
    Schriftfarbe: rot
    Effekte: Kapitälchen
  9.  Weisen Sie dem Wort Angebote innerhalb des Satzes „..es freut uns Ihnen unsere neuesten Angebote…“ die eben erzeugte Zeichenformatvorlage zu.
  10. Fügen Sie nach der Anrede, direkt nach dem Beistrich, einen Zeilenwechsel ein.
  11. Ändern Sie die Standard-Formatvorlage wie folgt:
    Zeilenabstand: 2
    Abstand Nach: 0,5 cm
    Ausrichtung: Blocksatz
  12. Machen Sie alle notwenigen Änderungen, sodass bei den Zeilen die mit einem Zeilenwechsel abgeschlossen sind, der Blocksatz aufgehoben wird.
  13. Entfernen Sie nun wieder die Ausrichtug Blocksatz aus der Formatvorlage Standard.
  14. Weisen sie dem Absatz über der Tabelle die Formatvorlage Überschrift 1 zu.
  15. Stellen Sie die Formatvorlage Überschrift 1 so ein, dass Sie automatisch einen Seitenwechsel oberhalb erzeugt.
  16. Machen Sie alle notwendigen Änderungen, sodass eine Änderung des Vor- und Nachnamens in der Absenderadresse automatisch eine Änderung der Unterschrift nach sich zieht.
  17. Testen Sie das Ganze, indem Sie den Namen der Absenderadresse auf Max Zwerger ändern.
  18. Erstellen Sie aus der Grußformel einen Autotext mit dem Namen Unterschrift.
  19. Stellen Sie das Dokument so, dass die erste Seite im Hochformat bestehen bleibt und die restlichen Seiten querformatig werden.
  20. Fügen Sie in der Kopfzeile der geraden querformatigen Seiten M. Zwerger und in die der ungeraden querformatigen Seiten Zwerger M ein. Die Kopfzeile der ersten Seite soll bleiben wie gehabt.
  21. Löschen Sie ab der Spalte Bestellte Einheiten die rechten Spalten.
  22. Passen Sie die Breite der Tabelle automatisch ans Fenster an.
  23. Stellen Sie die Tabelle so ein, dass sich die Spaltenüberschriften auf jeder Seite wiederholen.
  24. Stellen Sie die Tabelle mit dem Autoformat Tabelle Klassisch 2 ein und übernehmen Sie dabei nur das Format für die Überschriften.
  25. Sortieren Sie die Tabelle, sodass die Produkte mit den höchsten Lagerständen zuerst aufscheinen.
  26. Erzeugen Sie in der Fußzeile eine Seitennummerierung für alle querformatigen Seiten. Die Seitennummerierung soll in der Form Seite x erzeugt werden und bei der ersten querformatigen Seite mit 1 beginnen.
  27. Speichern sie das Dokument mit dem Namen: Angebote Hauptdokument ab.
  28. Erzeugen Sie nun daraus Serienbriefe, indem Sie die Kundentabelle aus der Access Datenbank Nordwind2000 verwenden und die Empfängeradresse mit den notwendigen Seriendruckfeldern ersetzten.
  29. Erzeugen Sie fertige Serienbriefe für alle Kunden aus Deutschland, Österreich und der Schweiz.
  30. Speichern Sie die fertigen Serienbriefe mit dem Namen Serienbriefe 1 ab und kehren Sie zum Hauptdokument zurück.
  31. Ändern Sie die Grüße, sodass bei allen Schweizern „Mit freundlichen Grüßen“ und bei allen anderen „Mit besten Grüßen“ steht.
  32.  Erzeugen sie neue fertige Serienbriefe, speichern Sie sie mit dem Namen Serienbriefe 2 ab und kehren Sie zum Hauptdokument zurück.
  33. Lassen Sie sich die Programmierung der Feldfunktion des eben eingefügten Feldes anzeigen (Tipp: UMSCHALT + F9). Studieren Sie wie dieselbe aufgebaut ist und versuchen Sie das Feld insofern zu erweitern, sodass bei allen Schweizern „Mit freundlichen Grüßen“, bei allen Österreichern „Mit bestem Gruß“ und bei allen Deutschen „Mit besten Grüßen“ ausgegeben wird.
  34. Erzeugen sie neue fertige Serienbriefe, speichern Sie sie mit dem Namen Serienbriefe 3 ab und kehren Sie zum Hauptdokument zurück.
  35. Speichern sie das Hauptdokument mit dem Namen Angebote Hauptdokument ab.
  36. Fügen Sie nun eine Abfrage ein, die den Anwender nach dem Namen des Erstellens des Rundschreibens fragt und diesen dann dynamisch in den Seriendruck, sowohl in der Kopfzeile als auch bei der Unterschrift, einsetzt. (Tipp: Suchen Sie in der Wordhilfe nach ASK.) Damit nicht bei jedem Datensatz nach dem Namen gefragt wird verwenden sie die Option \o.
  37. Erzeugen sie neue fertige Serienbriefe, geben Sie Ihren Namen als Erstellers ein, speichern Sie sie mit dem Namen Serienbriefe 4 ab und kehren Sie zum Hauptdokument zurück.
  38. Speichern sie das Hauptdokument mit dem Namen Angebote Hauptdokument2 ab.

Beispiellösung: Angebote_Hauptdokument2.doc (138 KByte), Serienbriefe_4.doc (1.610 KByte)