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Outlook Emails organisieren, Ordner, Regeln, archivieren

Outlook Emails organisieren, Ordner, Regeln, archivieren

Microsoft Outlook bietet zahlreichen Möglichkeiten der Organisation von Emails und Kontakten (Emailadressen). Nachfolgend werden die wichtigsten von ihnen kurz dargestellt.

Emails organisieren mit Hilfe von Nachverfolgung und Kategorien

Eine grundlegende Möglichkeit, Emails in Outlook zu ordnen, ist über die Nachverfolgung (Fähnchen) (1) und die Kategorien (2) gegeben.

Outlook Kategorien und Nachverfolgung

Die Nachverfolgung findet über das Fähnchen statt, dass rechts neben Betreff und Datum (1) der ausgewählten Email zu sehen ist. Durch einen Klick mit der linken Maustaste aktiviert man das Fähnchen, es wird in der Folge rot und signalisiert, dass diese Email noch zu erledigen ist. Ein erneuter Klick auf das Fähnchen, macht es zu einem Häkchen und kennzeichnet die Email damit als erledigt. Es gibt die Möglichkeit, dem Fähnchen ein Ablaufdatum (Heute, Morgen, Nächste Woche) zuzuweisen indem man auf das Fähnchen (1) einen Rechtsklick macht. Das Fähnchen-Symbol kann auch über die Standard-Symbolleiste vergeben werden.

Die Zuweisung der Kategorien kann ebenfalls über die Standard-Symbolleiste (vier farbige kleine Kästchen zu einem Quadrat angeordnet) (2) oder mittels Rechtsklick der Maus über das Kontextmenü >Kategorisieren oder durch Klick in die Spalte Kategorien (2) erfolgen. Man kann einer Farbe ein Attribut zuweisen, beispielsweise >grün=erledigt, >rot=nicht vergessen, und den Ordner dann durch Klick auf die Spaltenüberschrift (3) nach diesen Kategorien durchsuchen oder sortieren. Die auffälligen Farbmarkierungen erlauben nicht nur einen guten Überblick im Email-Ordner, sondern ermöglichen auch eine einfache Kontrolle des Workflow (Arbeitsablaufs).

Email oder Kontakt Unterordner erstellen

Eine Möglichkeit, welche nicht nur in Outlook, sondern in den meisten der weit verbreiteten Emailprogrammen gegeben ist, ist die Organisation von Emails oder Kontakten (Emailadressen) in Ordnern und Unterordnern. Dabei können Emails sowohl manuell als auch automatisch durch Regeln in die jeweiligen Ordner verschoben werden. Aber der Reihe nach.

Microsoft Outlook

Achten Sie darauf, dass im linken Bereich die Ordnerstruktur eingeblendet ist. Eventuell müssen Sie auf Ordnerliste (1) klicken. Sie können nun mittels eines Rechtsklicks auf den Ordner Posteingang (2) oder den Ordner Kontakte (2) das Kontextmenü aufrufen. Dort finden Sie alle Funktionen, die Sie benötigen, um einen neuen Ordner zu erstellen (3), bestehende Ordner zu löschen oder umzubenennen (4). Neu erstellte Ordner (4) werden eingerückt angezeigt, sofern der übergeordneten Ordner aufgeklappt ist (Plus/Minus-Symbole!).

Nun haben Sie die Möglichkeit, Emails oder Kontakte manuell von einem Ordner in den anderen zu ziehen. Einfach eine Email oder einen Kontakt anklicken, Maustaste gedrückt halten und in den linken Bereich auf einen Ordner ziehen. Die Email bzw. der Kontakt wird in diesen Ordner hineinverschoben.

Regeln und Benachrichtigungen

Sie können das Verschieben von Emails auch automatisieren. Dabei hilft Ihnen der Regelassistent:

Microsoft Outlook

Rufen Sie den Regelassistent über das Menü Extras > Regeln und Benachrichtigungen (1) auf. Sie können nun eine Neue Regel erstellen z.B. eine Regel, die Mails, welche von einer bestimmten Person kommen oder Mails die bestimmte Wörter enthalten in einen Unterordner verschiebt. Wählen Sie dafür einerseits aus, auf welches Kriterium die Regel reagieren soll und andererseits was die Regel als Aktion machen soll. Der Regel-Assistent kann bei den verschiedenen Emailprogrammen leicht anders aufgebaut sein. Achten Sie darauf, dass die Regel im Feld Regelbeschreibung (2) insgesamt passt und vergessen Sie nicht, über die blauen Links Angaben, die die Person, den Text und den Zielordner usw. (4) betreffen, genauer zu spezifizieren. Über die Weiter-Schaltfläche (3) können sie die Regel Schritt für Schritt zusammen setzen und schließlich fertig stellen.

Sichern und Archivieren von Emails und anderen Outlook Objekten

Microsoft Outlook bietet eine automatische Funktion mit der veraltete Objekte (Emails, Termine usw.) archiviert, sprich ausgelagert werden können. Dazu muss man verstehen, dass – sofern eine einfach lokale Outlook-Installation vorliegt – Microsoft Outlook alle Ordner und die darin enthaltenen Objekte (Emails, Kontakte, Termine, Journaleinträge usw.) in einer sogenannte Persönlichen Ordner Datei (PST-Datei) speichert. Also alle Objekte, die Sie in Outlook als separate Objekte sehen, werden auf Windows Ebene in einer einzigen Datei abgespeichert. Wenn Sie genau diese Datei sichern (eine Backup-Kopie machen), dann haben Sie alle Ihre Emails, Termine, Kontakte usw. gesichert.

Microsoft Outlook Persönliche Ordner Datei

Um zu sehen, wo in Ihrem PC diese Persönliche Ordner-Datei liegt, machen Sie einen Rechtsklick auf den Persönlichen Ordner (1), klicken auf Erweitert (2) und schauen in die Zeile Datei (3) hinein. Da sehen Sie nun, wo Ihre PST-Datei gespeichert ist. In diesem Fenster sehen Sie zusätzlich eine weitere, interessante Funktion. Mit der Schaltfläche Jetzt komprimieren (4) können Sie Outlook anweisen, die PST-Datei zu verkleinern, indem nicht mehr benötigter Ballast aus der PST-Datei entfernt wird. Dies kann man ab und zu machen, da Outlook auch von Ihnen komplett gelöschte Objekte, sogar jene, die Sie aus dem Ordner Gelöschte Objekte gelöscht haben, normalerweise nicht aus der PST-Datei entfernt, weil das zu viel Zeitaufwand wäre. Erst wenn Sie Jetzt komprimieren klicken, wird das gemacht und die PST-Datei wird schlanker und dadurch auch schneller.

Outlook kann auch mit mehreren PST-Dateien umgehen. Es kann sogar nach bestimmten Kriterien Objekte (Emails, Termine) von einer PST-Datei in eine andere verschieben. Genau das macht die Autoarchivierung.

Microsoft Outlook Autoarchivierung

Nehmen wir an, Sie möchten alle Emails aus dem Posteingang, welche älter als 6 Monate sind, in eine andere PST-Datei auslagern. Dazu öffnen Sie mittels Rechtsklick auf den Posteingang das Kontextmenü und klicken dort auf Eigenschaften. Klicken Sie dann auf den Reiter Autoarchivierung, aktivieren Sie die Option Für diesen Ordner folgende Einstellungen verwenden, stellen Sie die gewünschte Zeitspanne ein (2) und aktivieren Sie dann Alte Elemente verschieben nach. Zum Schluss stellen Sie mit Durchsuchen (3) eine beliebige Datei ein. Sie können dabei selbst entscheiden, wo die Datei liegen und wie sie sich nennen soll. Hier wurde der Ordner C:\Meine Daten\Outlook gewählt und der Dateiname archive.

In Zukunft wird Outlook Sie immer wieder einmal fragen, ob alte Objekte archiviert werden sollen. Wenn Sie das bejahen, werden alte Emails aus dem Posteingang Ihrer Persönlichen Ordner Datei raus genommen und in die PST-Datei archive.pst umgelagert.

Sollten Sie eine so archivierte Email wieder sehen wollen, dann müssen Sie wissen, dass man sämliche PST-Dateien, auch die archive.pst, in Outlook sichtbar machen kann, indem man einen Rechtsklick auf einen Persönlichen Ordner (4) macht, die Funktion Outlook-Datendatei öffnen anklickt und die gewünschte PST-Datei dann öffnet. Sie sehen dann in Outlook einen zweiten Persönlichen Ordner, den Sie über Rechtsklick > Persönlicher Ordner schließen wieder schließen können. Achtung schließen Sie nicht den Persönlichen Ordner, der Ihre aktuellen Daten enthält!

Bedenken Sie, dass Sie die Autoarchivierung für jeden Ordner einzeln einstellen müssen. Sie kann aber nur für solche Ordner eingestellt werden, die Objekte enthalten, die veralten können. Z.B. kann beim Ordner Kontakte keine Autoarchivierung aktiviert werden.